Uvjeti korištenja

1. Ugovorne strane i prihvaćanje

Ovi uvjeti uređuju poslovno i organizacijsko korištenje DTO Flowa. Pružatelj je HYPERPLANE SOLUTIONS, obrt za izradu softvera, vl. Filip Bebić, Zadar, Vlade Janjića Cape 11, Hrvatska (mi ili nas). Kontakt: support@dtoflow.com.

Korisnik usluge je poslovni subjekt ili organizacija koju zastupa osoba koja stvara radni prostor. Označavanjem prihvaćanja i registracijom ta osoba potvrđuje ovlast obvezati organizaciju i prihvaća ove uvjete, uključujući dodatak o obradi. Ovo nisu uvjeti za potrošačke pretplate.

Verzija 2026-10-02.4 primjenjuje se od prihvaćanja, bez retroaktivne promjene već nastalih prava. Bilježimo korisnika, radni prostor, verzije dokumenata, jezik i vrijeme prihvaćanja na poslužitelju. Ugovorna godina je svako razdoblje od 12 mjeseci koje počinje prvim prihvaćanjem ugovora organizacije ili njegovom godišnjicom; prihvaćanje nove verzije ne pokreće je ispočetka.

2. Usluga i odgovornosti organizacije

DTO Flow pruža kontroliranu ponavljajuću razmjenu partnerskih datoteka, provjeru podržanih Excel/CSV podataka prema pravilima, kontrole pristupa, arhivu datoteka, praćenje i postavljene načine razmjene. Ostale podržane datoteke mogu se pratiti i predavati bez detaljne provjere sadržaja.

Provjera ispituje postavljena pravila. Prihvaćen rezultat ne utvrđuje da je datoteka potpuna, točna, zakonita, bez zlonamjernog sadržaja ili prikladna za daljnju svrhu te ne zamjenjuje poslovnu, računovodstvenu ili pravnu provjeru. Organizacije odabiru i ispituju pravila te provjeravaju uvoz i daljnje odluke.

Organizacija bira feedove, korisnike, partnere, odredišta i svrhe; dostavlja točne podatke o računu; štiti vjerodajnice i tokene; bez odgode prijavljuje sumnju na zlouporabu; te održava odgovarajuće neovisne kopije i planove kontinuiteta poslovanja. Odgovara za ovlaštene korisnike, odabir primatelja, vanjske vjerodajnice, integracije i daljnje sustave.

Uslugu pružamo uz razumnu pažnju i stručnost. Osim izričitih obveza iz ovog ugovora i obveza koje se ne mogu zakonito isključiti, ne dajemo dodatna jamstva. Ne jamčimo neprekinut rad ili rad bez pogrešaka, kompatibilnost sa svakim sustavom organizacije, otkrivanje svake pogreške ili štetne datoteke ni određeni poslovni rezultat.

Zajamčena dostupnost, rokovi odgovora podrške, rokovi i točke oporavka, odobrenja naknada zbog razine usluge i dodatne sigurnosne obveze primjenjuju se samo ako su izričito pisano ugovoreni. Operativne sigurnosne kopije služe oporavku usluge i ne zamjenjuju kopije organizacije. Time se ne umanjuju naše izričite obveze sigurnosti, oporavka i zaštite podataka.

Ne odgovaramo za dostupnost, funkcionalnost ili uvjete usluga trećih strana koje organizacija sama odabere ili izravno ugovori, osim u mjeri u kojoj je poteškoća posljedica naše povrede. Time se ne isključuje naša odgovornost za podizvođače ili podizvršitelje koje angažiramo.

3. Vlasništvo i dopuštena uporaba

Organizacije i njihovi davatelji prava zadržavaju vlasništvo nad svojim datotekama i podacima. Organizacija nam dopušta smještaj, kopiranje, provjeru, prijenos i drugu obradu samo u mjeri potrebnoj za pružanje i zaštitu usluge te postupanje po zakonitim uputama. Softver, oznake i materijali DTO Flowa ostaju naši ili pripadaju našim davateljima prava. Organizacije stječu ograničeno pravo korištenja tijekom ugovora unutar plana i ovlaštenog pristupa.

Organizacije moraju imati prava, obavijesti i pravnu osnovu za predaju i dijeljenje podataka. Ne smiju prenositi nezakonit sadržaj ili zlonamjerne programe, kršiti prava, zaobilaziti kontrole pristupa ili ograničenja, testirati sigurnost bez dopuštenja ni ometati druge. Organizacija se obvezuje da neće prenositi posebne kategorije osobnih podataka iz članka 9. GDPR-a, uključujući podatke o zdravlju, genetici, biometriji za identifikaciju, rasnom ili etničkom podrijetlu, političkim mišljenjima, vjerskim ili filozofskim uvjerenjima, članstvu u sindikatu, spolnom životu ili seksualnoj orijentaciji, ni podatke o kaznenim osudama i kažnjivim djelima iz članka 10. To je obveza organizacije; provjera datoteka ne jamči otkrivanje takvog sadržaja.

4. Planovi, plaćanje, obnova i povrat naknada

Odabrani plan i postupak plaćanja ili zasebno ugovorena narudžba određuju ograničenja, cijene, valutu, poreze i obračunsko razdoblje. Probni plan sam po sebi ne daje odobrenje za naplatu. Plaćene samoposlužne pretplate naplaćuju se putem Stripea i obnavljaju prema prihvaćenim uvjetima plaćanja ako nisu otkazane. Organizacije moraju ažurirati podatke za naplatu i platiti dospjele iznose.

Organizacije mogu otkazati obnovu dostupnim kontrolama naplate ili putem podrške. Otkazivanje u pravilu vrijedi od kraja plaćenog razdoblja, uz odgovarajući pristup do tada, osim opravdane obustave. Samo otkazivanje ne predstavlja zahtjev za zatvaranje radnog prostora ili brisanje podataka.

Cijenu pretplate za buduću obnovu možemo promijeniti zbog promjene opsega usluge, operativnih troškova ili komercijalnih cijena, uz pisanu obavijest najmanje 30 kalendarskih dana unaprijed. Povećanje ne utječe na već plaćeno razdoblje. Ako se rok obavijesti ne može ispuniti za sljedeću obnovu, povećanje vrijedi od kasnije obnove koja ga poštuje. Organizacije mogu otkazati obnovu prije primjene povećanja. Promjene plana na zahtjev organizacije i primjenjive porezne promjene obrađuju se zasebno.

Naknade se ne vraćaju osim kada je to ovdje izričito navedeno ili zakonom obvezno. Uobičajeno otkazivanje organizacije ne daje automatsko pravo na razmjerni povrat. Ako organizacija valjano raskine pogođenu uslugu zbog naše neotklonjene bitne povrede ili je mi trajno ukinemo iz poslovnih razloga, vraćamo unaprijed plaćene naknade za neiskorišteno razdoblje te usluge. Zahtjev za naknadu štete i dalje podliježe odredbama o odgovornosti. Obvezna prava na promjenu pružatelja i raskid ostaju dostupna.

Osim ako prisilni propisi nalažu drukčije, izričito predviđen povrat prema ovim uvjetima ograničen je na unaprijed plaćene naknade pretplate koje se odnose na neiskorišteni dio pogođene usluge. Ne uključuje naknade za već pruženu uslugu i ne predstavlja naknadu druge štete. Iste neiskorištene naknade ne mogu se naplatiti dvaput. Ostali zahtjevi i dalje podliježu odredbama o odgovornosti i prisilnim propisima.

Dobrovoljni povrat, odobrenje naknade ili pogodnost ne predstavlja priznanje odgovornosti, izmjenu ugovora ni pravo u drugom slučaju. Zasebni pisani komercijalni uvjeti primjenjuju se kada su izričito ugovoreni.

5. Povjerljivost i zaštitne mjere

Svaka strana štiti nejavne poslovne informacije druge strane razumnom pažnjom, koristi ih samo za ugovor i otkriva samo osobama ili pružateljima kojima su potrebne i koji su obvezani na povjerljivost, ili kada to nalaže zakon. To ne uključuje informacije koje su već zakonito poznate, neovisno razvijene, javno dostupne bez povrede ili zakonito primljene drugdje.

Održavamo kontrole pristupa, enkripciju prijenosa, privatnu pohranu blobova, enkripciju pohranjenih podataka kojom upravlja pružatelj infrastrukture, autorizaciju u granicama organizacije, operativni nadzor i zaštitu oporavka primjerenu rizicima obrade i našim obvezama. Operativni pristup ograničen je na ovlaštene osobe. Promjene ne smiju sniziti zaštitu ispod ugovornih ili zakonskih zahtjeva.

Nijedan sustav nije bez rizika. Ne obećavamo otkrivanje ili sprečavanje svake zlonamjerne datoteke, neovlaštenog upada ili ranjivosti. Ostajemo odgovorni za održavanje ugovorenih mjera. Ovi standardni uvjeti ne tvrde postojanje certifikacije ni provjere zlonamjernog sadržaja pri svakom prijenosu.

6. Obustava, raskid i zatvaranje

Možemo ograničiti pogođeni pristup ili radnje kada je razumno potrebno zbog sigurnosnih prijetnji, nezakonite uporabe, bitne povrede, neplaćanja ili ograničenja plana. Hitne zaštitne mjere mogu biti neposredne. Kada je izvedivo i zakonito, objašnjavamo razlog i omogućujemo rješavanje ostalih povreda prije obustave.

Svaka strana može raskinuti pogođenu uslugu zbog bitne povrede koja nije otklonjena 30 kalendarskih dana nakon pisane obavijesti s opisom povrede. Neposredni raskid ostaje moguć ako se povreda ne može otkloniti ili bi nastavak pružanja bio nezakonit, bez ograničenja obveznih pravnih lijekova.

Uslugu možemo trajno ukinuti iz poslovnih razloga uz pisanu obavijest najmanje 60 kalendarskih dana unaprijed i povrat neiskorištenih unaprijed plaćenih naknada. Omogućit ćemo dulji rok obavijesti ili izlaska kada to nalažu prisilni propisi. Odredbe o zatvaranju i promjeni pružatelja i dalje se primjenjuju.

Ovlašteni predstavnik mora kontaktirati podršku za zatvaranje radnog prostora ili uputu o povratu odnosno brisanju. Istek pretplate ne briše automatski datoteke ni povijest. Dodatak o obradi uređuje osobne podatke pod kontrolom organizacije; nužni računovodstveni i drugi zakonito zadržani zapisi voditelja obrade obrađuju se zasebno.

Nastale obveze plaćanja i odredbe koje trebaju ostati na snazi, uključujući povjerljivost, primjenjivu odgovornost, zahtjeve i sporove, ostaju na snazi nakon raskida.

7. Ograničenja odgovornosti i obvezne iznimke

Uz obvezne iznimke u nastavku, naša ukupna odgovornost prema organizaciji zbog događaja koji prvi put nastanu u pojedinoj Ugovornoj godini, bilo ugovorna, izvanugovorna ili po drugoj osnovi, ograničena je na veći iznos od 100 EUR ili naknada koje je ta organizacija platila prema ovom ugovoru tijekom 12 mjeseci neposredno prije prvog događaja iz kojeg proizlazi odgovornost u toj Ugovornoj godini. Povezani događaji pripisuju se Ugovornoj godini prvog događaja. Više zahtjeva ili pravnih osnova, uključujući zahtjeve izvedene iz prava organizacije, ne povećava ograničenje. Ono ne objedinjuje ni ograničava samostalna obvezna prava pojedinaca.

Kada je zakonom dopušteno, isto ograničenje vrijedi za ugovorne zahtjeve prema dodatku o obradi; zasebno povećano ograničenje ne postoji osim ako je izričito ugovoreno. To je najviši iznos naknade štete, a ne automatska isplata. Ne ograničava ispunjenje obvezujućih obveza zaštite podataka ni izričiti povrat neiskorištenih unaprijed plaćenih naknada.

Uz obvezne iznimke, ne odgovaramo za izmaklu dobit, gubitak prihoda, očekivanih ušteda, poslovne prilike ili poslovnog ugleda ni za neizravnu ili posljedičnu štetu, neovisno o tome je li mogućnost takve štete bila priopćena. Izravna šteta za koju inače postoji pravo na naknadu, uključujući izravne troškove obnove podataka kada su nadoknadivi, i dalje podliježe ukupnom ograničenju. Ova odredba ne isključuje svaku odgovornost za gubitak datoteka organizacije ili neispunjenje temeljne usluge.

Ništa u ovom ugovoru ne isključuje ni ograničava odgovornost za namjeru, krajnju nepažnju ili odgovornost koju nije dopušteno zakonito isključiti ili ograničiti. Svako ograničenje odgovornosti, isključenje pojedine štete i ograničenje pravnih lijekova podliježe ovom odlomku i hrvatskim pravilima o razmjernosti, položaju ugovornih strana i općim uvjetima, uključujući zabranu očitog nerazmjera ograničene naknade i štete.

Ne ograničavaju se ovlasti nadzornih tijela, obvezna prava ispitanika ni obvezna regresna prava. Svaka strana ostaje odgovorna za svoje pravne obveze; obveze organizacije ne opravdavaju našu povredu.

8. Odgovornost organizacije za zahtjeve trećih osoba

Organizacija nam nadoknađuje pravomoćno dosuđenu štetu, nagodbe koje je odobrila i razumne vanjske troškove obrane nastale zbog zahtjeva trećih osoba uzrokovanih povredom prava sadržajem organizacije, nezakonitim uputama organizacije ili zabranjenom uporabom usluge. To vrijedi samo u mjeri pripisivoj organizaciji i ne uključuje gubitke uzrokovane našom povredom.

Organizaciju ćemo bez odgode obavijestiti, razumno surađivati na njezin trošak i omogućiti joj vođenje obrane putem stručnog pravnog zastupnika. Bez naše pisane suglasnosti nagodba ne smije priznati našu odgovornost, nametnuti nam nenovčane obveze ni izostaviti naše oslobođenje od obuhvaćenih zahtjeva. Kašnjenje obavijesti smanjuje ovu obvezu samo u mjeri u kojoj bitno otežava obranu.

Ograničenje odgovornosti pružatelja ne ograničava ovu obvezu organizacije. Ova odredba ne prenosi regulatorne ovlasti, ne čini regulatorne kazne automatski nadoknadivima i ne ograničava obvezna prava pojedinaca ni regresna prava. Podliježe primjenjivom pravu.

9. Izvanredne okolnosti

Nijedna strana ne odgovara za kašnjenje ili neispunjenje u mjeri u kojoj ga uzrokuju vanjske, izvanredne i nepredvidive okolnosti nastale nakon sklapanja ugovora koje nije mogla razumno spriječiti, otkloniti ili izbjeći. Pogođena strana mora obavijestiti drugu stranu i poduzeti razumne mjere za ublažavanje posljedica. Prekid kod dobavljača ili kibernetički napad ne predstavlja automatski takvu okolnost.

Nastale obveze plaćanja i obveze koje se i dalje mogu ispuniti ostaju na snazi. Ako okolnost sprečava bitno ispunjenje tijekom 60 uzastopnih kalendarskih dana, svaka strana može raskinuti pogođenu uslugu; neiskorištene unaprijed plaćene naknade vraćaju se. Prisilne obveze i ugovoreni uvjeti izlaska i dalje se primjenjuju.

10. Obavijesti, izmjene, posebni uvjeti i sporovi

Ugovorne obavijesti šaljemo e-poštom određenom administrativnom kontaktu organizacije ili kontaktu za naplatu, prema sadržaju; organizacije moraju održavati te podatke ažurnima. Obavijesti nama šalju se na support@dtoflow.com. Čuvamo prihvaćene verzije.

O predloženim bitnim ugovornim izmjenama dajemo pisanu obavijest razumno unaprijed, uzimajući u obzir njihovu prirodu i učinak te svaki zakonom propisani minimalni rok obavijesti. Izmjene stupaju na snagu samo valjanim sporazumom ili mehanizmom obnove, uz izričito prihvaćanje kada je potrebno. Postojeći uvjeti vrijede dok takva zamjena ne stupi na snagu. Obavijest o promjeni cijene sama po sebi ne zamjenjuje ostale prihvaćene uvjete. Obvezne zakonske promjene vrijede kako nalaže zakon. Promjena obavijesti o privatnosti ne mijenja ugovor organizacije.

Povećano ograničenje odgovornosti, dodatno jamstvo, obveza pružatelja naknaditi zahtjeve trećih osoba, razina usluge ili odobrenje naknade moraju biti izričito pisano ugovoreni s ovlaštenim predstavnikom pružatelja i navesti standardnu odredbu koju mijenjaju. Uvjeti narudžbenice organizacije ne mijenjaju ugovor osim ako su izričito prihvaćeni. Dobrovoljne pogodnosti ne stvaraju trajno pravo. Odricanje od prava vrijedi samo za konkretno pitanje pisano navedeno.

Pojedinačno ugovoreni pisani uvjeti imaju prednost pred proturječnim standardnim komercijalnim uvjetima. Dodatak o obradi ima prednost za pitanja zaštite podataka koja uređuje, uz primjenu prisilnih propisa; primjenjive obvezne klauzule međunarodnog prijenosa imaju prednost pred proturječnim odredbama. Ako je odredba neprovediva, ostale ostaju na snazi u zakonski mogućoj mjeri.

Na ovaj poslovni ugovor primjenjuje se hrvatsko pravo. Strane najprije pokušavaju riješiti spor putem podrške, bez sprečavanja hitne zaštite ili obveznih pravnih lijekova. Nadležni su stvarno nadležni sudovi u Zadru, Hrvatska, uz poštovanje prisilnih pravila nadležnosti. Uvjeti su dostupni na engleskom i hrvatskom jeziku. U slučaju razlike mjerodavan je hrvatski tekst, uz primjenu prisilnih propisa.

11. Dodatak o obradi: opseg i upute

Ovaj dodatak dio je prihvaćenih uvjeta kada obrađujemo osobne podatke za organizaciju. Organizacija je voditelj obrade ili izvršitelj kojeg je njegov voditelj ovlastio da nas angažira kao podizvršitelja. Obrada obuhvaća smještaj, organiziranje, provjeru, dohvat, prijenos i zaštitu ponavljajućih partnerskih datoteka i povezanih zapisa pristupa i razmjene tijekom usluge i dogovorenog razdoblja povrata odnosno brisanja.

Ispitanici mogu biti zaposlenici, predstavnici, dobavljači i kupci organizacije ili partnera čiji su uobičajeni poslovni podaci uključeni. Podaci mogu uključivati imena, poslovne kontakte, organizacijske identifikatore, reference transakcija, metapodatke datoteka i zapise pristupa i aktivnosti. Organizacije odabiru stvarni dopušteni sadržaj; primjenjuje se prethodna zabrana osjetljivih podataka.

Ugovor, postavljene radnje usluge i zakoniti pisani zahtjevi predstavljaju dokumentirane upute. Obrađujemo samo po njima, uključujući prijenose, osim ako pravo EU-a ili države članice nalaže drukčije; prije takve obrade obavještavamo organizaciju, osim ako je zakonom zabranjeno. Ako smatramo da uputa krši pravo zaštite podataka, obavještavamo organizaciju i možemo je zaustaviti do razjašnjenja. Organizacije odgovaraju za pravne osnove, obavijesti, dopuštene podatke i ovlast davanja uputa.

12. Popis pružatelja usluga

Microsoft Azure: smještaj, pohrana baze i datoteka, razmjena poruka, nadzor i transakcijska e-pošta. Uloga: podizvršitelj za podatke pod kontrolom organizacije i pružatelj usluga za našu obradu računa i sigurnosti. Relevantni podaci uključuju predane datoteke, uzorke, izlazne datoteke, zapise razmjene i pristupa, tehničku dijagnostiku i sadržaj e-pošte. Ključna baza i datoteke nalaze se u regiji West Europe, aplikacijska obrada u regiji Germany West Central, a transakcijska e-pošta koristi lokaciju Europe. Dokumentirane iznimke Microsoftovih usluga i podrške mogu uključivati obradu izvan EGP-a; na nju se primjenjuju odgovarajući uvjeti zaštite podataka pružatelja i zaštitne mjere prijenosa.

Stripe: pretplate, plaćanja i naplata. Relevantni podaci uključuju kontakte za naplatu, pretplate, status plaćanja i račune. Stripe djeluje kao izvršitelj ili samostalni voditelj obrade prema aktivnosti i svojim uvjetima. Podaci platnih kartica unose se na Stripeovim stranicama. Sadržaj partnerskih datoteka ne šalje se Stripeu radi naplate. Međunarodno poslovanje i zaštitne mjere prijenosa opisani su u Stripeovim uvjetima privatnosti i zaštite podataka.

Navedeni nazivi identificiraju usluge i ne znače da sve usluge imaju istu ugovornu pravnu osobu ili lokaciju obrade. Za relevantnu ugovornu pravnu osobu i dokumentaciju prijenosa obratite se podršci. Primatelji koje odabere organizacija navedeni su u njezinim postavkama i nisu automatski naši podizvršitelji.

13. Dodatak o obradi: osoblje i podizvršitelji

Ovlaštene osobe obvezane su na povjerljivost i imaju pristup primjeren dužnostima. Organizacije daju opće pisano odobrenje za obradu putem Microsoft Azurea opisanu u popisu pružatelja uz odgovarajuće ugovorne obveze zaštite podataka. Stripeova uloga u naplati ne predstavlja odobrenje slanja sadržaja partnerskih datoteka Stripeu.

Prije angažiranja novog ili zamjenskog podizvršitelja dostavljamo pisane informacije o njegovoj pravnoj osobi, svrsi, relevantnim podacima, lokacijama obrade i zaštitnim mjerama prijenosa. Obavijest određuje razuman rok za prigovor koji organizaciji daje stvarnu mogućnost iznošenja dokumentiranih prigovora u vezi sa zaštitom podataka prije početka obrade. Taj rok počinje tek kada su potrebne informacije potpune.

Razmatramo razumnu alternativu. Ako se prigovor ne može riješiti, svaka strana može raskinuti samo pogođenu uslugu prije početka te obrade, uz povrat neiskorištenih unaprijed plaćenih naknada. Predloženi podizvršitelj neće obrađivati podatke organizacije koja je prigovorila prije rješenja. Podizvršiteljima namećemo jednakovrijedne primjenjive obveze zaštite i ostajemo odgovorni za njihovo ispunjavanje prema ovom dodatku i zakonu.

14. Dodatak o obradi: sigurnost, pomoć i incidenti

Održavamo odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere prema rizicima obrade, uključujući prethodne mjere, autorizaciju u granicama organizacije, kontrolirani pristup datotekama, zaštitu vjerodajnica i postupke oporavka. Postojeće mjere mogu se pregledati putem podrške; promjene ne smiju sniziti zaštitu ispod ugovornih ili zakonskih zahtjeva.

Prema prirodi obrade i dostupnim informacijama pomažemo u zahtjevima pojedinaca, sigurnosti, procjeni i prijavi povreda, procjenama učinka na zaštitu podataka i prethodnom savjetovanju. Na zahtjeve o podacima pod kontrolom organizacije ne odgovaramo sadržajno bez uputa osim ako to nalaže zakon.

Organizaciju bez nepotrebnog odgađanja obavještavamo nakon saznanja za povredu osobnih podataka koje obrađujemo za nju. Početna obavijest sadrži tada dostupne informacije o incidentu, vjerojatnim posljedicama, mjerama i kontaktu za nastavak; bitne dodatne informacije dostavljamo kada postanu dostupne. Obavijest sama po sebi ne predstavlja priznanje odgovornosti. Organizacija ostaje odgovorna za prijave koje mora podnijeti kao voditelj obrade, uz našu zakonom propisanu pomoć.

15. Dodatak o obradi: informacije, revizije i troškovi pomoći

Dajemo informacije razumno potrebne za dokazivanje usklađenosti s ovim dodatkom i člankom 28. GDPR-a te omogućujemo i pridonosimo revizijama, uključujući inspekcije, koje provodi organizacija ili njezin ovlašteni neovisni revizor. Redoviti zahtjevi prvo koriste dostupnu dokumentaciju i udaljeni pregled kada su dovoljni; nužne inspekcije ostaju dostupne. Organizacija zadržava pravo odabrati odgovarajuću provjeru u skladu sa zakonom.

Strane usklađuju razmjeran opseg, razumnu najavu, povjerljivost i siguran pristup radi zaštite drugih organizacija i sigurnosti usluge. Kada je zakonom dopušteno, nakon prethodne procjene možemo naplatiti razumne dokumentirane troškove izvanredne pomoći i revizija na zahtjev organizacije. Ne naplaćujemo rad potreban za otklanjanje naše povrede niti naknade protivne obveznim pravilima promjene pružatelja.

Dogovori i naknade ne smiju ometati obveznu pomoć, nužne inspekcije, hitne istrage ili zakonit pristup nadzornih tijela. Za dokaze, pomoć ili reviziju obratite se podršci.

16. Dodatak o obradi: zatvaranje, povrat, brisanje i prijenosi

Ovlašteni predstavnik organizacije može putem podrške zatražiti zatvaranje, povrat ili brisanje. Razmjerno provjeravamo ovlasti i bilježimo uputu, sigurnog primatelja, opseg i rokove, bez korištenja provjere ili potvrde zatvaranja za odgađanje zakonskih obveza. Organizacije biraju povrat ili brisanje i mogu promijeniti odabir prije dovršetka.

Za zahtjeve zatvaranja izvan zakonskog postupka promjene pružatelja provodimo povrat ili brisanje prema zakonitim uputama organizacije bez nepotrebnog odgađanja. Kada zakon dopušta, dogovaramo razumne rokove uzimajući u obzir opseg i tehničke zahtjeve. Dogovor o rokovima nije uvjet za ispunjavanje obveznih rokova. Zakonski postupak promjene pružatelja ima prednost kada se primjenjuje.

Nakon povrata brišemo preostale kopije izvršitelja obrade osim ako pravo EU-a ili države članice nalaže čuvanje; objašnjavamo zahtjev i opseg osim kada je zabranjeno. Do dovršetka podaci ostaju zaštićeni i obrađuju se samo radi povrata, brisanja ili zakonski obveznih svrha. Nužni zapisi voditelja obrade zasebno su uređeni obaviješću o privatnosti. Samo otkazivanje pretplate ne pokreće zatvaranje ni brisanje.

Primjenjujemo dokumentirana pravila čuvanja za oporavak baze od 14 dana i postavke oporavka obrisanih blobova ili spremnika. Kada je zakonom dopušteno, ograničene kopije za oporavak mogu ostati nakon brisanja aktivnih podataka i istječu kroz postupak kojim upravlja pružatelj. Sama postavka razdoblja oporavka ne potvrđuje da je svaka kopija fizički izbrisana. Potvrđujemo dovršene radnje brisanja i navodimo preostale ograničene kopije za oporavak. Izjave o isteku ili brisanju sigurnosnih kopija kojima upravlja pružatelj temelje se na dostupnoj dokumentaciji i dokazima pružatelja, uz objašnjenje relevantnih ograničenja. Kopije za oporavak ostaju zaštićene i isključene iz redovite uporabe, a pri oporavku moraju se ponovno primijeniti izvršene upute brisanja. Time se ne ograničavaju naše odgovornosti za podizvršitelje ni obvezne dužnosti brisanja.

Ključni podaci smješteni su u EU-u kako opisuje obavijest o privatnosti. Međunarodni prijenosi na koje se primjenjuju ograničenja, a koje organiziramo za organizaciju, slijede dokumentirane upute i primjenjive mjere iz poglavlja V. GDPR-a. Relevantne informacije o prijenosima pružatelja dostupne su na zahtjev. Ovaj dodatak ne zamjenjuje zasebni instrument međunarodnog prijenosa kada je potreban.

17. Promjena pružatelja i formati izvoza

Kada se primjenjuje poglavlje VI. Akta EU-a o podacima, organizacija može podršci javiti odabir promjene pružatelja, prijenosa podataka i digitalne imovine koji se mogu izvesti na vlastitu infrastrukturu ili njihova brisanja. Bilježimo odabrano odredište ili uputu za brisanje. Najdulji rok obavijesti prije početka prijelaza iznosi dva mjeseca. Prijelaz se dovršava bez nepotrebnog odgađanja i u roku od 30 kalendarskih dana nakon tog roka obavijesti, osim kada se primjenjuje u nastavku dopušteno produljenje.

Tijekom prijelaza pružamo razumnu pomoć organizaciji i trećim osobama koje ovlasti za promjenu pružatelja, uključujući odredišnog pružatelja, postupamo s dužnom pažnjom radi kontinuiteta poslovanja i ugovorenih funkcija, objašnjavamo poznate rizike kontinuiteta i održavamo sigurnost. Relevantnim informacijama podržavamo izlaznu strategiju organizacije i surađujemo u dobroj vjeri.

Ako prijelaz u 30 dana tehnički nije izvediv, u roku od 14 radnih dana od zahtjeva za promjenu pružatelja obavještavamo organizaciju o razlozima i alternativnom prijelaznom roku koji ne prelazi sedam mjeseci. Organizacija može jednom produljiti prijelaz za razdoblje koje smatra primjerenim svojim potrebama. Produljenja vrijede samo kako zakon dopušta.

Organizacija ima 30 kalendarskih dana za preuzimanje podataka nakon završetka prijelaza, uz produljenje kada je dogovoreno ili zakonski obvezno. Nakon uspješne promjene pružatelja ugovor prestaje kako predviđa primjenjivo pravo i o tome obavještavamo organizaciju; prava preuzimanja ostaju. Pod uvjetom da je promjena pružatelja uspješno dovršena, nakon roka preuzimanja ili kasnijeg dogovorenog roka brišemo podatke i imovinu organizacije koji se mogu izvesti, uz iznimku zakonski obveznog čuvanja. Ako promjena pružatelja nije uspješno dovršena, sam istek roka preuzimanja nije osnova za brisanje; postupamo prema zakonitim uputama organizacije te primjenjivim dužnostima i rokovima. To ne sprječava izvršavanje zasebne zakonite upute za brisanje. Odabir brisanja umjesto promjene pružatelja dovodi do prestanka ugovora na kraju roka obavijesti u skladu sa zakonom. Uobičajeni rokovi zatvaranja ne skraćuju ta prava niti produljuju obvezni rok brisanja.

Popis izvoza: predane datoteke i uzorci zadržavaju formate u kojima su pohranjeni; postavljeni normalizirani izlazni podaci su CSV ili JSON kada su generirani. Definicije feedova, verzije ugovora i shema, postavke mapiranja i integracija organizacije, zapisi razmjena i predaja, rezultati provjere, zapisi isporuke i aktivnosti te kontakti organizacije i dodijeljena prava pristupa kategorije su koje se mogu izvesti u zapisima CSV ili JSON. Postupci preuzimanja koriste ovlaštene mogućnosti preuzimanja ili API-ja gdje su dostupne, uz sigurnu isporuku putem podrške kada je potrebna za ispunjavanje primjenjivih dužnosti promjene pružatelja.

Za prethodno navedene kategorije pružamo zadržane datoteke i ostale podatke koji se mogu izvesti u formatima koje nalaže primjenjivo pravo, koristeći dokumentirane postupke izvoza. Pružamo zakonski obveznu pomoć i dokumentaciju. Prilagođene pretvorbe, postavljanje odredišta i dodatno savjetovanje izvan tih dužnosti zahtijevaju zaseban pisani sporazum.

Izuzete kategorije su izvorni kod usluge i softver u vlasništvu pružatelja, podaci drugih organizacija, autentifikacijske tajne usluge koje se ne mogu zakonito ili sigurno prenijeti te interni infrastrukturni, sigurnosni ili dijagnostički podaci samo u mjeri zakonitog izuzeća radi zaštite intelektualnog vlasništva pružatelja, poslovnih tajni ili sigurnosti usluge. Podaci organizacije koji se mogu izvesti nisu izuzeti samo zato što se nalaze u internom sustavu. Izuzeća ne smiju ometati ni odgađati zakonitu promjenu pružatelja. Ne prenosimo naš softver niti jamčimo jednakovrijednu funkcionalnost druge usluge.

Prije 12. siječnja 2027. naknade za promjenu pružatelja mogu se primijeniti samo ako su jasno priopćene i dogovorene prije sklapanja ovog ugovora, zakonom dopuštene i ne prelaze izravno nastale troškove promjene pružatelja. U protivnom se ne primjenjuje zasebna naknada za promjenu pružatelja. Od 12. siječnja 2027. takve se naknade ne primjenjuju kada su zakonom zabranjene. Sučelja i pomoć koji po zakonu moraju biti besplatni ostaju besplatni. Redovite naknade pretplate tijekom primjenjivog razdoblja usluge i dalje se plaćaju. Rad izvan ugovornih i zakonskih dužnosti zahtijeva zaseban pisani sporazum i ne može se koristiti za zaobilaženje primjenjivih ograničenja naknada za promjenu pružatelja.